Реестр документов для чего нужен

Реестр — это порядок в документации

  1. Перечисление специалистами в оглавлении каждого дела перечня документов, которые входят в его состав.
  2. Внесение этого списка в электронный реестр.
  3. Проставление сроков хранения каждого вида документа или его группы.
  4. Если дело хранится в архиве, то в реестре указывают номер короба, где оно находится.

Организация, которая занимается розничной торговлей, учитывает товары не только по ценам производителя, но и по продажным. По какой стоимости будет вестись учет товаров, решает сама торгующая компания. Образование цены продажи должно подтверждаться документально. В розничной торговле на каждый товар составляется реестр. Это дает возможность вести учет по каждой единице продукции, по покупной стоимости и продажной.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Реестр документов для чего нужен

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Рекомендуем прочесть:  Оплата за садик в 2019 году

1. Рассортировать документы по категориям.
2. Сделать для каждой категории отдельную папку.
3. Подшить бумаги (для каждой присвоить свой номер) в папки, которые должны быть под своим инвентарным номером.
4. Сделать опись папок.
5. На каждую папку сделать реестр, т.е. таблицу, состоящую из столбцов и строк, в которые вписывается № и движение документа, его краткое содержание. Первая горизонтальная линия столбцов таблицы содержит наименование для каждой ячейки, например:

Составление правильного реестра документов

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Порядок составление и ведение электронного реестра документов

При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения. После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое. Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями.

Рекомендуем прочесть:  Сколько стоит оформить развод

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.

Ведение реестра документов и договоров

Грамотное создание и ведение реестра договоров помогает существенно сократить время, которое необходимо для полноценной работы с документами. Иногда для того, чтобы узнать ценную информацию, достаточно изучить реестр. После того, как опись архива создана, т.е. все документы отсортированы по определенным категориям, в каждой из которой бумаги расположены в хронологическом порядке и тщательно описаны, необходимо организовать грамотное ведение реестра договоров. Эти работы подразумевают под собой внесение новой документации в архив и, соответственно, внесение дополнительной описи в реестр. Ведение реестра документов, выполненное с соблюдением определенных норм и требований, поможет систематизировать вновь поступающие в архив документы.

Реестр документов считается самой важной частью любого архива. Под реестром документов, понимается грамотная опись дел, и бумаг. В такой описи можно найти полную информацию о каждой важной бумаге, которая хранится в архиве. Так, изучая реестр, можно узнать о том, где в данный момент находится разыскиваемая бумага, а также дату того, когда документ был внесен архив.

Ссылка на основную публикацию