Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Акт передачи трудовых книжек

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Рекомендуем прочесть:  Перепрописка в другую квартиру

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

внести в книгу учета трудовых книжек (т.е. в книгу, которая&nbsp. Прием-передача дел в кадровой службе. Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. 8. Личная карточка работника (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12)..

Акт приема-передачи дел. 4.5 Трудовые книжки работников: проверка наличия трудовых книжек, восстановление отсутствующих книжек, исправление ошибочных записей, действия кадровой службы при обнаружении трудовых книжек неустановленного образца, с ошибками. . Каким образом переоформить личные карточки Т-2? Далее, подготовьте

Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников

  • трудовая книжка передается на руки или при наличии письменного согласия ее владельца пересылается почтой уволенному сотруднику в последний день его работы на предприятии;
  • бланк трудовой и вкладыш в нее передаются специально уполномоченному сотруднику, ответственному за их хранение, ведение и правильное оформление, после выхода соответствующего приказа руководства.

На сегодняшний день, к сожалению, система нормативно-правовых актов трудового законодательства РФ не содержит в себе основных рекомендаций относительно проведения процедуры приема-передачи трудовых книжек. Тем не менее, на практике утвердились определенные правила ее организации.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»), новый работник, ответственный за ведение, должен получить трудовые книжки и их бланки в соответствии с соответствующим документом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек, включая невостребованные уволенными работниками. Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки.

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

Помощь: Порядок составления акта приема-передачи личных дел

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена специальная форма акта приема-передачи личных дел. Вместе с тем акт — это документ, входящий в систему организационно-распорядительной документации, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13.

Рекомендуем прочесть:  Регрессная ответственность это

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться и некоторые акты, например акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. Печать в актах проставляется на грифе утверждения. Внутренние акты приема-передачи дел, как правило, печатью не заверяются.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы, а также все важные события в трудовой деятельности каждого работника (увольнение, трудоустройство, награды). Законодательством установлен статус этого документа – он является бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Статус БСО обязывает должностных лиц, уполномоченных на хранение трудовых книжек, относиться к этому документу с особым вниманием. К примеру, если должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, временно нетрудоспособно или увольняется, ему во избежание неблагоприятных последствий необходимо передать соответствующую обязанность по хранению другому лицу. Для этого потребуется акт передачи трудовых книжек.

  • о порядке создания комиссии, участвующей в проверке и передаче рассматриваемых документов, и ее составе;
  • о порядке работы комиссии. В частности, следует предусмотреть порядок сверки сведений о рассматриваемых документах и отражения ее результатов (например в акте проверки трудовых книжек), а также образец такого акта.

Акт приема — передачи трудовых книжек и вкладышей в них

При передаче обязанностей две стороны сверяют количество документов. Если лицо, принимающее права, ставит подпись под актом, то оно тем самым становится ответственным за бланки и вкладыши всех работников. Конкретный порядок установлен в специальном Постановлении Правительства. Большинство предприятий используют официально утвержденные инструкции и правила.

Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.

Ссылка на основную публикацию